任務分配對企業的業務進度有至關重要的作用，合理的任務分配可以達到事半功倍的效果，但人工分配往往做不到多項業務的兼顧，處理起來複雜困難。使用任務管理系統能夠統一組織，做到在組織内部進行任務分配。系統還可以管理整合工作文件，確定任務的優先順序，使任務合理分配有序進行。系統以團隊方式進行分配，可以使企業内部團隊意識提升，以方便團隊管理。
2.優化分解：優化處理任務關聯性，將複雜的項目分解爲獨立或相互關聯的任務。
除了處理任務分配及任務優先級之外，針對一些複雜的項目，任務管理系統還可將這些業務拆分開來，分解爲獨立或相互關聯的任務，分配到不同工作人員的手中完成，使一些困難複雜的業務變得簡單易完成。
3.任務提醒：設置任務提醒功能，使工作任務保證按時完成，提高工作效率。
任務遲遲完不成不僅會延後公司的業務進度，還會使員工有拖延心理，無視公司的規則。使用任務管理系統的任務提醒功能，能夠使工作任務保證按時完成，提高員工的工作效率。
4.任務監督：可視化看板工具跟進任務處理，查看工作分析報告。設定目標和里程碑，管理截止日期，監督任務完成。
任務管理系統還帶有可視化看板，其中包括工作進度表，工作業績表現情況等，管理層可通過可視化看板清楚地觀測監督員工工作的情況。還可通過看板生成的分析報告對員工工作情況進行分析。同時通過設置目標和里程碑，激勵員工的工作熱情。管理人員還可管理任務的截止時間，并通過系統幫助員工一起操作任務，實現對任務的管理及監督。任務管理系統中還包含聊天功能，可使企業内部進行更好的溝通。
